Procedimentos para Compras e Contratações de Serviços
Passo 1 - Planejamento
PGC/PCA - Planejamento e Gerenciamento de Contratações/Plano de Contratações Anual
O primeiro passo para comprar algum material, equipamento ou contratar algum serviço é o planejamento.
Para isso, o Governo Federal criou o sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC). O sistema PGC é uma ferramenta eletrônica que consolida todas as contratações que o órgão ou entidade pretende realizar no exercício subsequente. Um dos objetivos é determinar e estimar os itens, as quantidades, os objetivos e justificativas que balizam as necessidades institucionais na aquisição de bens e serviços. É por meio desta ferramenta que é elaborado o Plano Anual de Contratações (PCA).
Estas necessidades são registradas através do Documento de Formalização de Demandas (DFD). Cada área requisitante deverá preencher esse documento digital e encaminhar para a área de compras, que terá um prazo para analisar os pedidos e depois elaborar o PCA até a primeira quinzena de maio.
Esse trabalho é importante para que o nosso Campus possa se preparar para a execução orçamentária dos próximos anos.
> Cronograma anual de elaboração do PGC/PCA
ETP - Estudo Técnico Preliminar:
Depois da criação do DFD e da consolidação das demandas no PCA é necessário elaborar o Estudo Técnico Preliminar (ETP).
O ETP é o documento que integra a fase de planejamento das contratações públicas e tem o objetivo de demonstrar a real necessidade da contratação, analisar a viabilidade técnica de implementá-la, bem como instruir a estrutura básica para a elaboração do Termo de Referência (TR) ou Projeto Básico (PB).
Para mais informações a respeito do ETP acesse o link abaixo:
Pesquisa de Preços:
Esta etapa visa determinar o preço estimado para a aquisição de bens e contratação de serviços que irá compor o processo licitatório. Atualmente, os procedimentos para pesquisa de preços deve seguir as premissas da IN nº 65 de 7 julho de 2021.
Para compor o preço médio estimado, deverão ser utilizados os seguintes parâmetros conforme Art. 5º da referida IN:
- I - composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente nos sistemas oficiais de governo, como Painel de Preços ou banco de preços em saúde, observado o índice de atualização de preços correspondente;
- II - contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de 1 (um) ano anterior à data da pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente;
- III - dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de tabela de referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo federal e de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital, contendo a data e a hora de acesso;
- IV - pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital; ou
- V - pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, desde que a data das notas fiscais esteja compreendida no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do edital, conforme disposto no Caderno de Logística, elaborado pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.
- § 1º Deverão ser priorizados os parâmetros estabelecidos nos incisos I e II, devendo, em caso de impossibilidade, apresentar justificativa nos autos.
Para atendimento ao inciso I do Art. 5º, a pesquisa de preços deverá ser preferencialmente realizada através do Sistema de Pesquisa de Preços do Comprasnet.
> Passo a Passo da Pesquisa de Preços no Comprasnet.
Toda esta etapa inicial de planejamento da contratação é realizada diretamente no Portal de Compras do Governo Federal e você pode acessar através do link abaixo:
Passo 2 - Requisição
SISREQ - Sistema de Gerenciamento de Requisições
Após a fase de planejamento, cada requisitante deverá elaborar sua requisição no Sistema de Gerenciamento de Requisições (SISREQ) para que em conjunto com o setor de compras possa organizar e elaborar os processos licitatórios objetivando a contratação e aquisição dos serviços ou materiais.
O SISREQ que é o sistema utilizado para elaboração da requisição e registro dos orçamentos que estabelecem o preço médio.
O sistema SISREQ disponibiliza vídeos que podem te ajudar a criar uma requisição no SISREQ. Clique aqui para assistir.
Para mais informações, consulte:
> Como elaborar uma requisição
Cronograma de Compras
Para organizar as requisições, foi criado o Cronograma de Compras. O Cronograma de Compras é organizado com referência ao PGC do ano corrente e auxilia os requisitantes na programação de quando deverão inserir suas demandas no SISREQ, além de uma expectativa de tempo de duração de cada processo.
> Acesse o Cronograma de Compras - 2023
Passo 3 - Acompanhe a Requisição
Painel de Licitações
Finalizada a requisição no SISREQ, será aberto um processo no SUAP. É possível acompanhar o andamento da requisição através do Painel de Licitações.
O Painel de Licitações é uma ferramenta que é alimentada diariamente pela equipe de compras. No Painel de Requisições é possível visualizar todos processos em andamento no setor de compras, além de ser possível filtrar por solicitante, situação e tipo.
Para mais informações a respeito de Licitações e Contratações, acesse o Link abaixo:
http://www.portaltransparencia.gov.br/entenda-a-gestao-publica/licitacoes-e-contratacoes
> Acesse o Painel de Licitações*
Passo 4 - Adquirindo Materiais, Equipamentos e Serviços em Atas de Registro de Preços
Controle de Atas de Registro de Preços
Entre os tipos de processo de aquisição de Materiais, Equipamentos e Serviços, existe o Sistema de Registro de Preço (SRP).
O Sistema de Registro de Preço é uma forma de aquisição de bens e contratação de serviços utilizada quando for conveniente a aquisição de bens ou contratação de serviços para mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo, ou quando não for possível definir previamente o quantitativo que será demandado pela Administração Pública.
No SRP, o órgão promotor realiza uma licitação e convida outros órgãos a participar. A licitação é feita nas modalidades de pregão ou concorrência e do tipo menor preço. O vencedor da licitação assina com a Administração Pública uma ata de registro de preço, onde se compromete a fornecer determinada quantidade de um produto ou serviço, por determinado preço, pelo prazo máximo de um ano.
Para acompanhar as Atas de Registro de Preços ativas existe a planilha de Controle de Atas de Registro de Preços. Essa planilha também deve ser usada para fazer as solicitações de aquisição de Materiais, Equipamentos ou Serviços.
> Acesse o Controle de Atas de Registro de Preços*
Passo 5 - Acompanhando a entrega dos pedidos
Controle de Notas de Empenho
Quando a aquisição dos Materiais, Equipamentos e/ou Serviços são aprovados para aquisição, são emitidas as Notas de Empenho.
Nota de empenho é o documento assinado pelo Ordenador de Despesas (Diretor Geral) e pelo Gestor Financeiro (Diretor de Administração e Planejamento) que garante ao fornecedor que o valor empenhado será pago assim que o material/equipamento for entregue.
É possível acompanhar seu pedido através da planilha de Controle de Notas de Empenho. Através dessa planilha, o requisitante pode visualizar a data que a nota de empenho foi enviada para o fornecedor, o prazo de entrega, além da situação do pedido.
> Acesse o Controle de Notas de Empenho*
Outros Links e Sistemas importantes
> Painel de Compras do Governo Federal
> Painel de Preços do Governo Federal
> Painel da Administração - IFSULDEMINAS
Obs.: Para quaisquer dúvidas a respeito dos processos, basta entrar em contato com a equipe da Coordenadoria de Compras e Licitações.
* Acesso disponível somente para Servidores do IFSULDEMINAS.
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